ПОРЯДОК
розгляду письмових звернень громадян у
Вільнянській районній державній адміністрації Запорізької області
розгляду письмових звернень громадян у
Вільнянській районній державній адміністрації Запорізької області
1. Розгляд письмових звернень громадян у Вільнянській районній державній адміністрації Запорізької області (далі - райдержадміністрація) здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (зі змінами та доповненнями), Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 № 858 (зі змінами та доповненнями).
2. Звернення, що надійшли до райдержадміністрації, реєструються у загальному відділі апарату райдержадміністрації у день надходження згідно із Класифікатором звернень громадян.
При реєстрації звернень на першому аркуші звернення проставляється відповідний штамп райдержадміністрації із зазначенням дати та вхідного номеру відповідного звернення.
У разі особистого подання письмового звернення до райдержадміністрації, на вимогу громадянина, на першому аркуші копії звернення, яку він залишає собі, проставляється відповідний штамп, дата надходження та вхідний номер звернення.
3. Облік письмових звернень здійснюється загальним відділом апарату райдержадміністрації в підсистемі «Звернення громадян» електронної автоматизованої системи документообігу «Optima WorkFlow». В підсистемі «Звернення громадян» відповідальним працівником загального відділу апарату райдержадміністрації на кожне звернення заповнюється картка звернень громадян (форма картки у додатку 1).
4. Утримання підсистеми «Звернення громадян» у належному робочому стані забезпечується відповідальним працівником сектору з питань внутрішньої політики апарату райдержадміністрації.
5. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
6. У разі надходження повторного звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, голова райдержадміністрації згідно з чинним законодавством може прийняти рішення про припинення розгляду звернення на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень. Проект відповіді заявнику про припинення розгляду питання готується юридичним відділом апарату райдержадміністрації.
Подальші звернення від таких заявників з питань, розгляд яких припинено, райдержадміністрацією не розглядаються, про що загальний відділ повідомляє заявника у термін, не більше п’яти днів з дня надходження такого звернення до райдержадміністрації (зразок повідомлення у додатку 2).
7. Звернення, в якому не викладено зміст питання, або суть його є незрозумілою, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження.
8. Проекти резолюцій щодо розгляду звернень готує відповідальний працівник загального відділу апарату райдержадміністрації та, відповідно до функціонального розподілу обов’язків, передає екземпляр картки звернень громадян у друкованому вигляді (реєстраційно-контрольна картка) разом з матеріалами відповідних звернень на розгляд голові райдержадміністрації, першому заступнику, заступникам голови, керівнику апарату райдержадміністрації.
9. Звернення інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня» розглядаються головою райдержадміністрації особисто.
10. Голова райдержадміністрації, перший заступник, заступники голови, керівник апарату розглядають та підписують проект резолюції щодо розгляду звернення безпосереднім виконавцем протягом трьох календарних днів з дня отримання звернення на розгляд та несуть особисту відповідальність за дотримання вищезазначеного терміну. Після розгляду відповідним керівником звернення протягом робочого дня передаються до загального відділу апарату райдержадміністрації.
11. У разі відсутності керівника, до компетенції якого належить розгляд звернення, таке звернення розглядається іншим керівником, який виконує його функції згідно із взаємозамінністю повноважень.
12. Звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень райдержадміністрації, пересилаються за належністю в термін, не більше п’яти днів з дня надходження до райдержадміністрації, про що повідомляється громадянину, який подав звернення (зразок повідомлення у додатку 3).
Повідомлення громадянину про направлення його звернення на розгляд за належністю до органу, до компетенції якого відноситься розгляд його звернення, а також листи та повідомлення громадянину про пересилання звернень, помилково надісланих до Вільнянської райдержадміністрації (зразок листа у додатку 4) підписує начальник загального відділу апарату райдержадміністрації.
13. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії, чи рішення яких оскаржуються.
14. Підготовку матеріалів для відправки звернень на розгляд відповідальним виконавцям, відповідно до резолюцій керівництва райдержадміністрації, та оперативний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює загальний відділ апарату райдержадміністрації. Термін розгляду зазначається у реєстраційній картці підсистеми «Звернення громадян».
15. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.
Керівники управлінь, відділів та структурних підрозділів райдержадміністрації систематично вживають необхідних заходів щодо скорочення фактичних термінів розгляду звернень в структурних підрозділах, які вони очолюють.
16. Звернення вважається таким, що перебуває на контролі в райдержадміністрації, якщо у резолюції відповідного керівника райдержадміністрації, що розглядав звернення, надано доручення поінформувати про результати розгляду звернення райдержадміністрацію або цього керівника особисто.
17. За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі в органах влади вищого рівня, відповідь заявникам та проекти інформацій готуються та візуються керівниками структурних підрозділів райдержадміністрації та відділів апарату райдержадміністрації згідно із резолюцією та передаються загальному відділу апарату райдержадміністрації для подальшого візування, відповідно до функціонального розподілу обов’язків, у першого заступника, заступників голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації.
18. Відповідь заявнику на початку має містити у лівому куті короткий зміст питання за формою «Про…» та шанобливе звернення з використанням імені та по-батькові заявника – «Шановний (а) …!». У разі, якщо ім’я та по-батькові заявника не відомі, використовується форма з прізвищем заявника – «Шановний пане (пані) …!». Безпосередньо перед підписом посадової особи відповідь закінчується фразою – «З повагою».
19. У разі необхідності продовження терміну розгляду звернення, за згодою посадової особи, що надала доручення щодо розгляду звернення, відповідальним виконавцем надсилається повідомлення заявнику до закінчення основного терміну розгляду звернення.
20. Інформація про результати розгляду звернень, що перебувають на контролі в райдержадміністрації разом із підписаною відповідною посадовою особою копією відповіді заявнику або проектом відповіді відповідного керівника райдержадміністрації заявнику та матеріалами звернення надаються структурним підрозділом – відповідальним виконавцем за зверненням до загального відділу апарату райдержадміністрації.
21. Загальний відділ апарату райдержадміністрації протягом робочого дня передає проекти відповідей заявникам та інформацій на вищі органи влади, які підготовлені відповідальними виконавцями за зверненнями, разом з матеріалами звернень для підписання.
Протягом трьох робочих днів з дня отримання загальним відділом апарату райдержадміністрації, інформація про результати розгляду відповідальними виконавцями за зверненнями громадян разом з копіями відповідей заявникам, надається відповідним керівникам райдержадміністрації для зняття відповідних звернень з контролю.
22. Рішення про зняття звернень з контролю приймають посадові особи, які прийняли рішення про постановку на контроль відповідного звернення, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації про результати розгляду звернення.
23. У разі необхідності відповідна посадова особа може залишити звернення на контролі до остаточного рішення та інформування заявника про остаточні результати розгляду. В такому випадку, заявнику до кінця остаточного розгляду його звернення, надається проміжна відповідь у встановлений чинним законодавством термін.
24. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються до загального відділу апарату райдержадміністрації для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
25. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.
2. Звернення, що надійшли до райдержадміністрації, реєструються у загальному відділі апарату райдержадміністрації у день надходження згідно із Класифікатором звернень громадян.
При реєстрації звернень на першому аркуші звернення проставляється відповідний штамп райдержадміністрації із зазначенням дати та вхідного номеру відповідного звернення.
У разі особистого подання письмового звернення до райдержадміністрації, на вимогу громадянина, на першому аркуші копії звернення, яку він залишає собі, проставляється відповідний штамп, дата надходження та вхідний номер звернення.
3. Облік письмових звернень здійснюється загальним відділом апарату райдержадміністрації в підсистемі «Звернення громадян» електронної автоматизованої системи документообігу «Optima WorkFlow». В підсистемі «Звернення громадян» відповідальним працівником загального відділу апарату райдержадміністрації на кожне звернення заповнюється картка звернень громадян (форма картки у додатку 1).
4. Утримання підсистеми «Звернення громадян» у належному робочому стані забезпечується відповідальним працівником сектору з питань внутрішньої політики апарату райдержадміністрації.
5. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
6. У разі надходження повторного звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, голова райдержадміністрації згідно з чинним законодавством може прийняти рішення про припинення розгляду звернення на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень. Проект відповіді заявнику про припинення розгляду питання готується юридичним відділом апарату райдержадміністрації.
Подальші звернення від таких заявників з питань, розгляд яких припинено, райдержадміністрацією не розглядаються, про що загальний відділ повідомляє заявника у термін, не більше п’яти днів з дня надходження такого звернення до райдержадміністрації (зразок повідомлення у додатку 2).
7. Звернення, в якому не викладено зміст питання, або суть його є незрозумілою, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження.
8. Проекти резолюцій щодо розгляду звернень готує відповідальний працівник загального відділу апарату райдержадміністрації та, відповідно до функціонального розподілу обов’язків, передає екземпляр картки звернень громадян у друкованому вигляді (реєстраційно-контрольна картка) разом з матеріалами відповідних звернень на розгляд голові райдержадміністрації, першому заступнику, заступникам голови, керівнику апарату райдержадміністрації.
9. Звернення інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня» розглядаються головою райдержадміністрації особисто.
10. Голова райдержадміністрації, перший заступник, заступники голови, керівник апарату розглядають та підписують проект резолюції щодо розгляду звернення безпосереднім виконавцем протягом трьох календарних днів з дня отримання звернення на розгляд та несуть особисту відповідальність за дотримання вищезазначеного терміну. Після розгляду відповідним керівником звернення протягом робочого дня передаються до загального відділу апарату райдержадміністрації.
11. У разі відсутності керівника, до компетенції якого належить розгляд звернення, таке звернення розглядається іншим керівником, який виконує його функції згідно із взаємозамінністю повноважень.
12. Звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень райдержадміністрації, пересилаються за належністю в термін, не більше п’яти днів з дня надходження до райдержадміністрації, про що повідомляється громадянину, який подав звернення (зразок повідомлення у додатку 3).
Повідомлення громадянину про направлення його звернення на розгляд за належністю до органу, до компетенції якого відноситься розгляд його звернення, а також листи та повідомлення громадянину про пересилання звернень, помилково надісланих до Вільнянської райдержадміністрації (зразок листа у додатку 4) підписує начальник загального відділу апарату райдержадміністрації.
13. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії, чи рішення яких оскаржуються.
14. Підготовку матеріалів для відправки звернень на розгляд відповідальним виконавцям, відповідно до резолюцій керівництва райдержадміністрації, та оперативний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює загальний відділ апарату райдержадміністрації. Термін розгляду зазначається у реєстраційній картці підсистеми «Звернення громадян».
15. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.
Керівники управлінь, відділів та структурних підрозділів райдержадміністрації систематично вживають необхідних заходів щодо скорочення фактичних термінів розгляду звернень в структурних підрозділах, які вони очолюють.
16. Звернення вважається таким, що перебуває на контролі в райдержадміністрації, якщо у резолюції відповідного керівника райдержадміністрації, що розглядав звернення, надано доручення поінформувати про результати розгляду звернення райдержадміністрацію або цього керівника особисто.
17. За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі в органах влади вищого рівня, відповідь заявникам та проекти інформацій готуються та візуються керівниками структурних підрозділів райдержадміністрації та відділів апарату райдержадміністрації згідно із резолюцією та передаються загальному відділу апарату райдержадміністрації для подальшого візування, відповідно до функціонального розподілу обов’язків, у першого заступника, заступників голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації.
18. Відповідь заявнику на початку має містити у лівому куті короткий зміст питання за формою «Про…» та шанобливе звернення з використанням імені та по-батькові заявника – «Шановний (а) …!». У разі, якщо ім’я та по-батькові заявника не відомі, використовується форма з прізвищем заявника – «Шановний пане (пані) …!». Безпосередньо перед підписом посадової особи відповідь закінчується фразою – «З повагою».
19. У разі необхідності продовження терміну розгляду звернення, за згодою посадової особи, що надала доручення щодо розгляду звернення, відповідальним виконавцем надсилається повідомлення заявнику до закінчення основного терміну розгляду звернення.
20. Інформація про результати розгляду звернень, що перебувають на контролі в райдержадміністрації разом із підписаною відповідною посадовою особою копією відповіді заявнику або проектом відповіді відповідного керівника райдержадміністрації заявнику та матеріалами звернення надаються структурним підрозділом – відповідальним виконавцем за зверненням до загального відділу апарату райдержадміністрації.
21. Загальний відділ апарату райдержадміністрації протягом робочого дня передає проекти відповідей заявникам та інформацій на вищі органи влади, які підготовлені відповідальними виконавцями за зверненнями, разом з матеріалами звернень для підписання.
Протягом трьох робочих днів з дня отримання загальним відділом апарату райдержадміністрації, інформація про результати розгляду відповідальними виконавцями за зверненнями громадян разом з копіями відповідей заявникам, надається відповідним керівникам райдержадміністрації для зняття відповідних звернень з контролю.
22. Рішення про зняття звернень з контролю приймають посадові особи, які прийняли рішення про постановку на контроль відповідного звернення, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації про результати розгляду звернення.
23. У разі необхідності відповідна посадова особа може залишити звернення на контролі до остаточного рішення та інформування заявника про остаточні результати розгляду. В такому випадку, заявнику до кінця остаточного розгляду його звернення, надається проміжна відповідь у встановлений чинним законодавством термін.
24. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються до загального відділу апарату райдержадміністрації для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
25. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.
