Вільнянська РДА - Порядок опрацювання та розгляду запитів

1.1 Цей порядок розроблено на виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Вільнянська районна державна адміністрація (далі за текстом – райдержадміністрація).
1.2 Публічна інформація, розпорядником якої є райдержадміністрація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання райдержадміністрацією та її структурними підрозділами своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні райдержадміністрації та її структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.
1.3 Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до райдержадміністрації або до самостійних її структурних підрозділів в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4 У разі подання запиту до райдержадміністрації інформація надається згідно з положеннями цього Порядку. У випадку подання запиту на одержання публічної інформації до самостійних структурних підрозділів райдержадміністрації, її надання здійснюється згідно з порядками (положеннями), затвердженими відповідними структурними підрозділами з врахуванням вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації".
1.5 Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
- П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6 Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України "Про доступ до публічної інформації" є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.7 З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в структурному підрозділі апарату райдержадміністрації, відповідальному за надання доступу до публічної інформації (далі – уповноважений підрозділ).
1.8 Уповноваженим підрозділом з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами, адресованими голові районної державної адміністрації, першому заступнику, заступникам голови, керівнику апарату райдержадміністрації, райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного адресата є загальний відділ апарату райдержадміністрації. Запити, адресовані до самостійних структурних підрозділів райдержадміністрації, розглядаються вповноваженими посадовими особами відповідних структурних підрозділів згідно з порядками, затвердженими структурними підрозділами.
1.9 У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, вповноважені посадові особи підрозділу перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України "Про доступ до публічної інформації" та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
1.10 Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.11 У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

2.1 Запити щодо надання публічної інформації приймаються райдержадміністрацією у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться райдержадміністрація, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2 Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, отримують відповідальні працівники загального відділу апарату райдержадміністрації. Час отримання письмових запитів фіксується у відповідному журналі.
2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на спеціальну електронну адресу райдержадміністрації «vln_zapyt@ukrpost.ua». Відповідальні працівники вповноваженого підрозділу періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряють наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити реєструються.
У разі надходження запитів щодо надання публічної інформації на загальну електронну адресу райдержадміністрації «gosvln@zp.ukrtel.net» відповідальний за отримання електронної пошти працівник, невідкладно (протягом одної години) передає такі запити засобами електронної пошти на адресу «vln_zapyt@ukrpost.ua».
2.4 У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України "Про доступ до публічної інформації", на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту відповідними структурними підрозділами апарату райдержадміністрації (загальним відділом апарату райдержадміністрації, сектором з питань внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю апарату райдержадміністрації) залучають працівників юридичного відділу апарату райдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
2.5 Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, у телефонному режимі приймаються та оформлюються відповідальним працівником загального відділу апарату райдержадміністрації.
2.6 При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном структурні підрозділи апарату райдержадміністрації (відділи, сектори тощо) та окремі структурні підрозділи переадресовують запитувача за телефоном загального відділу. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні запиту факсом. Працівник загального відділу приймає запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнює форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
2.7 Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється загальним відділом апарату .

3. Процес реєстрації та обліку запитів
щодо надання публічної інформації

3.1 Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5 цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2 Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Вільнянської райдержадміністрації фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в райдержадміністрації наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3 Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються загальним відділом апарату.
3.4 Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюється працівниками вповноваженого підрозділу на реєстраційно-контрольній картці придатній для оброблення персональними комп'ютерами.
На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.5. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
3.5 При реєстрації на реєстраційно-контрольній картці запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:

      3.5.1 статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
      3.5.2 територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
      3.5.3 тематикою запиту;
      3.5.4 способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.

3.6 При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівники вповноваженого підрозділу заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію.
3.7 Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовуються відповідні спеціально затверджені реєстраційні штампи.
3.8 На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку райдержадміністрації, працівники вповноваженого структурного підрозділу проставляють штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в райдержадміністрації).
3.9 Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві працівниками вповноваженого підрозділу протягом 2 років з дати реєстрації.

4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

4.1 Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює керівник апарату райдержадміністрації. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає начальник загального відділу.
4.2 При первинному розгляді запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, працівники вповноваженого підрозділу вивчають запити, готують проекти резолюції та передають запити на резолюцію керівника апарату райдержадміністрації.
4.3 Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.4 Загальний відділ апарату райдержадміністрації не рідше ніж два рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передає запити з відповідною резолюцією до структурних підрозділів райдержадміністрації, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд структурним підрозділам райдержадміністрації негайно відразу після накладення резолюції.
4.5 Відповідальні працівники структурних підрозділів райдержадміністрації невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) отримують запити в загальному відділі апарату райдержадміністрації. Час передачі запитів відповідальними працівниками загального відділу апарату райдержадміністрації відповідальним працівникам структурних підрозділів райдержадміністрації на розгляд та підготовку відповідей запитувачам фіксується у відповідному журналі.
4.6 Структурні підрозділи райдержадміністрації розглядають запит та готують проект відповіді за підписом керівника апарату райдержадміністрації. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом начальника загального відділу апарату райдержадміністрації.
4.7 Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.8 Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.9 У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів райдержадміністрації, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.10 Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), в обов’язковому порядку візується відповідальним працівником юридичного відділу, працівником загального відділу, відповідальним за організацію розглядів запитів в апараті райдержадміністрації, та передається керівнику апарату для перевірки повноти відповіді на запит та підписання. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються загальним відділом у відповідному журналі.
4.12 У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із керівником апарату райдержадміністрації.
4.13 У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ райдержадміністрації, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом керівника апарату райдержадміністрації. Зазначений лист надається до вповноваженого структурного підрозділу в порядку, передбаченому в пп. 4.10. цього Порядку.
4.14 Керівники відповідних структурних підрозділів райдержадміністрації несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.
4.15 Після підписання відповіді на запит керівником апарату райдержадміністрації відповідь з додатками передається до загального відділу апарату райдержадміністрації для відправлення запитувачу. Дата та час передачі відповіді фіксуються у відповідному журналі. Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення.
4.16 Відповідь запитувачу надається у тій формі/носії, у якій вимагає запитувач.

5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду
запитів щодо надання публічної інформації

5.1 Відповідальні працівники загального відділу апарату здійснюють контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей структурними підрозділами райдержадміністрації.
5.2 Датою та часом фактичного виконання відповідним структурним підрозділом райдержадміністрації завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі загального відділу апарату райдержадміністрації факту надання відповідним структурним підрозділом проекту відповіді запитувачу.
5.3 У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу структурним підрозділом райдержадміністрації відповідальні працівники загального відділу протягом одного робочого дня інформують про цей факт керівника апарату райдержадміністрації для вжиття відповідних заходів.